Earlier this year, the International Council of Archives adopted a position statement calling government, institutions, and industry to properly document their decisions during the Covid-19 pandemic. The statement is built on three principles: decisions must be documented, records and data should be secured and preserved in all sectors, and the security, preservation, and access to digital content should be facilitated during the shutdown.

The Covid-19 pandemic serves as a reminder that the duty to document is a central tenet of democracy: it was important before the pandemic, remains crucially important during the pandemic, and will continue when the situation resolves. As we enter the second wave of the pandemic here in Canada, decision-makers should be able to refer back to their decisions and policy documents from a few months back to inform decisions for today and tomorrow. Just like the records from the 1918 influenza pandemic are helping us deal with Covid-19 today, the records from the current pandemic will help society deal with future pandemics.

We, the board members of the Association of Canadian Archivists and the Association des archivistes du Québec, call on government, institutions, and industry in Canada to use their positions of leadership to properly document decisions, to secure and preserve those decisions and the data on which they are based, and to ensure their long-term preservation and access for the future members of our society.

COVID-19 : Bien documenter : un devoir plus que jamais essentiel en période de crise

Plus tôt cette année, le Conseil international des archives a adopté une déclaration appelant les États, les institutions et les entreprises à bien documenter leurs décisions pendant la pandémie de Covid-19. La déclaration repose sur trois principes : les décisions doivent être documentées, les dossiers et les données doivent être sécurisés et préservés dans tous les secteurs et la sécurité, la conservation et l’accès au contenu numérique doivent être facilités pendant le confinement.

La pandémie de Covid-19 permet de rappeler que le devoir de documenter est un pilier de la démocratie : ce pilier était important avant la pandémie, il demeure extrêmement important pendant la pandémie et continuera de l’être lorsque la situation se résorbera. Alors que nous entrons dans la deuxième vague de la pandémie ici au Canada, les personnes en position de décision devraient pouvoir se référer à leurs décisions et aux documents de politiques d’il y a quelques mois pour éclairer leurs décisions d’aujourd’hui et de demain. Tous comme les dossiers de la pandémie d’influenza de 1918 permettent maintenant de gérer la pandémie de Covid-19, les dossiers liés à la situation actuelle aideront la société à gérer les pandémies à venir.

Nous, les membres des conseils d’administration de l’Association canadienne des archivistes et de l’Association des archivistes du Québec, appelons les gouvernements, les institutions et les entreprises au Canada à exercer leur rôle de leader en documentant leurs décisions, en sécurisant et en préservant ces décisions et les données qui les sous-tendent et en assurant leur préservation et leur accès à long terme pour les membres de la société de demain.